La mairie de Mamoudzou a lancé cette semaine la numérisation des actes d’état civil réalisés dans la commune. Nous allons bientôt pouvoir accéder directement à l’ensemble de nos documents en ligne.
La cauchemardesque file d’attente au service d’état civil de la mairie de Mamoudzou sera bientôt à ranger au rayon des archives. Il en sera fini de l’armada d’agents municipaux qui compulse des dizaines d’années de documents empilés sur les étagères dans un bureau trop étroit. Actes de naissance, de décès, de mariage et de reconnaissance seront bientôt intégralement numériques.
«J’emploie le mot révolution parce que c’est bien de cela qu’il s’agit», s’enthousiasme Bacar Ali Boto, le 1er adjoint au maire de Mamoudzou. La numérisation concerne 50.340 actes dont les plus anciens portent la trace de l’évolution de Mayotte : les actes de décès sont réalisés chez nous depuis 1980, les actes de mariages civils depuis 1940 et les actes de naissances qui sont parmi les actes administratifs les plus anciens du département remontent, pour les tous premiers, à 1901.
«Ce sont des archives qui sont consultées en permanence et qui se dégradent très vite», constate Bacar Ali Boto. Seuls les documents les plus récents sont déjà informatisés depuis 2007.
Ce travail de numérisation est un marché qui représente environ 40.000 euros.
30.000 photos
Concrètement, depuis lundi, un salarié de la société strasbourgeoise «Banque d’archive» photographie l’intégralité des actes disponibles. Il a amené avec lui un énorme «scanner de livres», pour réaliser pas moins de 30.000 clichés. «Chaque acte devient ainsi une image brute, une copie parfaite, qui va ensuite être traitée dans nos bureaux de Strasbourg. Acte par acte, chaque document sera indexé par nom, prénom, date et événement», explique Alain Chavez.
La société est spécialisée dans cette activité de prestation de numérisation mais aussi dans les logiciels d’exploitation des actes. «En métropole, l’état civil est composé de 3 parties : les registres paroissiaux d’avant 1793, les registres de communes qui sont du ressort du maire jusqu’à 75 ans avant la date actuelle et les registres qui ont moins de 75 ans. Ces derniers sont des documents confidentiels qui sont du ressort du ministère de la culture et des archives de France», explique Alain Sanchez.
Il a donc fallu une procédure particulière pour réaliser cette numérisation d’archives couvertes par la confidentialité comme cela s’est fait dans les 800 communes métropolitaines qui ont déjà achevé ce travail.
Des documents accessibles en ligne
Les conséquences de ce changement d’époque sont aussi énormes que le travail qu’il nécessite. «L’accueil ne sera plus du tout le même. Jusqu’à maintenant, l’attente est très importante, des gens sont là parfois plusieurs heures», déplore Bacar Ali Boto. Bientôt, il suffira de cliquer sur les fichiers pour les éditer, réduisant ainsi l’attente «de façon considérable».
Mieux : on pourra obtenir les documents via des démarches par internet d’où que l’on soit. De quoi changer la vie administrative des Mahorais, en métropole ou ici, car les 16 autres mairies auront également un accès privilégié aux fichiers. Un très grand nombre d’événements de la vie des Mahorais (les naissances en particulier) est en effet enregistré à Mamoudzou, quelle que soit la commune de résidence.
Enfin pour le personnel, le quotidien ne sera plus le même et les agents devraient être moins nombreux. «Il n’y aura pas de licenciement», annonce Bacar Ali Boto. «Nous avons beaucoup d’autres missions à mener !»
RR
Le Journal de Mayotte
