« Mademoiselle s’il vous plaît, pouvez-vous retrouver un document qui figure au marché n°320 que nous avions passé en 2005 ? », une question que tout DGS peut poser à sa secrétaire, qui prenait son courage à deux mains, pour affronter la pile de cartons d’archives. « C’est même encore le cas, toutes les municipalités ne sont pas passées à la dématérialisation », expliquait Sourane Mohamed Soulé, gérant de ServeU (prononcer à l’anglais « Serve you »), entreprise professionnelle de la dématérialisation de données.
La numérisation, c’est la conversion de tout type de document, notamment papier, dans un format interprétable par des outils de lecture informatique.
A Mayotte, le grand chantier a commencé en 2014, « nous avons mis tous les actes d’Etat civil à disposition des administrés mahorais. » Les précurseurs furent les deux plus grosses communes, Mamoudzou et Koungou, « nous poursuivons actuellement avec Pamandzi et Dzaoudzi, etc. » A peine les tickets restaurant ont-il été mis en place ici, qu’ils se voient déjà dématérialisés, sous forme de cartes.
Lire dans les nuages depuis la plage
Le système utilisé est celui du GED, pour Gestion de l’Economie durable. « C’est une procédure informatique qui permet la classification des documents, afin de les rendre consultable facilement », explique Sourane Mohamed Soulé. Sous réserve d’élaborer une méthode, une arborescence, optimale.
Beaucoup d’avantages à numériser selon lui : gain de temps dans la recherche de documents archivés, gain de place, diminution des coûts liés à l’impression, « environ 30 feuilles de papier parte chaque jour à la poubelle par collaborateur », les documents n’étant plus périssables, ils sont sécurisés, et enfin, l’optimisation du temps de réponse.
Mieux ! Si vous optez pour l’hébergement de vos données, notamment dans un « cloud », vous pourrez les consulter depuis la plage de N’Gouja, ou du haut de la Tour Eiffel.
Les documents numérisés ont la même valeur juridique que les autres, sous réserve de posséder une signature électronique. Rien de compliqué à cela, assure Armand Benoit, Chargé de mission Infrastructures numériques auprès du SGAR de la préfecture de Mayotte. « Il suffit de s’équiper pour pouvoir avoir un certificat, semblable à une carte d’identité, ainsi qu’un outil de signature, et éventuellement un parapheur électronique. »
Impossible de nier en être l’auteur
L’enjeu est de pouvoir détenir une signature infalsifiable, authentique, inaltérable, irrévocable, c’est à dire que le signataire ne peut nier en être l’auteur. « Depuis 2000, la signature électronique connaît une performance croissante quant à la garantie de l’identité du signataire. » La procédure s’est d’autre part uniformisée à l’ensemble des pays européens, pour qu’il n’y ait plus aucun doute de défaillance de l’un d’entre eux.
De nombreux projets de dématérialisation sont en cours ou achevés entre l’Etat et les collectivités : les actes réglementaires, comme le contrôle de légalité, le documents budgétaires avec la Direction des Finances publiques, et par le biais de plateformes, Helios, Chorus, etc. « Il est maintenant possible de transmettre des factures avec une signature électronique », annonce Armand Benoît, « et une entreprise peut transmettre les fiches de paie par voie électronique sans en avertir ses collaborateurs. Ce qui pose le problème de l’accès à l’outil informatique. »
Depuis le 1er avril 2017, les échanges d’information devront être effectuées par voie électronique lors des réponses aux marchés publics concernant les centrales d’achat, et à partir du 1er octobre 2018 pour les autres acheteurs. « Ce qui n’est pas des plus pratiques lors de marché technique nécessitant l’envoi de plans notamment ».
D’un simple clic, il sera donc possible d’avoir informations et factures… sans garantie pour autant que les délais de paiement suivent la même accélération.
Anne Perzo-Lafond
Le Journal de Mayotte
